Ciao,
abbiamo il piacere di presentarti la guida per la postalizzazione Condomani.
La postalizzazione è un nuovo strumento Condomani che ti permetterà di risparmiare tempo e denaro.
Infatti, non dovirai più recarti presso l'ufficio postale per inviare prioritarie o raccomandate.
Ci penseremo noi a:
- stampare
- imbustare
- affrancare
- spedire
- farti conoscere i dettagli della spedizione
- inviarti la fattura da addebitare direttamente al condominio
A breve inseriremo anche un pulsante che in automatico ti creerà il movimento di addebito direttamente nella sezione contabile del condominio.
Tutto questo lo potrai fare interamente da Condomani, senza uscire dal tuo Social Network Condominiale.
Vediamo insieme quali sono le azioni da fare per utilizzare questa nuova funzione al meglio.
Modulo Postalizzazione
Il modulo lo trovi nella sezione blu dell'amministratore e precisamente nelle impostazioni (dove c'è la rotellina).
Ecco dove cliccare:
Scelta del servizio Multidialogo
Dovrai ora scegliere il servizio di spedizione. L'unico che trovi disponibile è Multidialogo.
Abbiamo scelto Multidialogo perché, dopo attente analisi, lo abbiamo ritenuto il più efficiente.
Saranno loro a preoccuparsi per te di stampare, imbustare e garantire l'invio.
E' a loro, non a noi, che pagherai il costo della spedizione.
Ecco come scegliere il servizio:
Registrazione su Multidialogo
Ti comparirà adesso questa schermata:
Se è la prima volta che utilizzi Multidialogo su Condomani dovrai registrarti su questa piattaforma per la prima volta.
Infatti, non dovrai inserire la username e la password di Condomani, ma quella di Multidialogo, al quale dovrai registrati se non l'hai mai fatto.
Per farlo clicca sul link crealo adesso in basso a destra.
Se hai già inserito su Condomani i tuoi dati fiscali, quindi CF e P.iva la pagina di registrazione sarà già precompilata con i tuoi dati. Altrimenti, dovrai inserirli tu.
Ti conviene registrarti con la stessa mail di utilizzo Condomani per non entrare in confusione.
Ecco la pagina della registrazione:
Una Una volta registrato dovrai aspettare fino a 5 minuti per ricevere sulla tua casella di posta una email di Multidialogo indicante la password che hanno scelto per te. Puoi modificarla in futuro con una di tuo gradimento.
Login sul servizio
Una volta arrivata l'email di Multidialogo contenente la password, inserisci i dati per accedere al servizio.
Se nell'ufficio usate Condomani su più pc e qualcuno ha già effettuato il login sulla postalizzazione, anche gli altri saranno automaticamente loggati. In questo modo non si perderà ulteriormente tempo per condividere ulteriori password!
Il tool dopo il login
Non appena ti sarai loggato al sistema di postalizzazione ti uscirà questa schermata
La schermata adesso è vuota, con il passare dei giorni e degli invii troverai qui tutte le lettere che hai inviato. Successivamente ti spiegherò come.
Il primo invio - Lo strumento di postalizzazione
Per effettuare il primo invio e/o per fare dei test clicca sul pulsante blu Postalizza in alto a destra
Ti si aprirà lo strumento principale e sarà così:
Tipologia di invio
Troverai due domande
A. Cosa vuoi fare?
Lascia l'impostazione: *Inviare posta*. Nei prossimi mesi inseriremo anche la possibilità di inviare *posta certificata* e altri interessanti funzioni.
B. Costo a carico di?
Puoi scegliere se il costo dell'invio che stai per effettuare sia a carico tuo, quindi dell'amministratore, o di uno specifico condomìnio.
Ovviamente ti consigliamo di scegliere un condomìnio, così facendo la fattura sarà emessa direttamente allo stabile e perderai meno tempo con eventuali rimborsi spesa.
Immaginiamo quindi di scegliere uno specifico condomìnio.
L'elenco degli edifici che il sistema ci mostra, ovviamente, è quello dei nostri edifici caricati su Condomani.
Verifica dati di fatturazione
Ti comparirà la schermata con i dati di fatturazione del condominio.
Nella figura di seguito è mostrato un piccolo errore, ovvero manca il CF del condominio.
Inseriscilo e la scritta rossa sparirà.
Impostazione dei dati del mittente
Qui dovrai inserire i tuoi dati. Molto probabilmente la tua schermata è già compilata, ma qualora dovessi vedere dei riquadri rossi è necessario che tu compili i dati mancanti.
Ad esempio potrebbe capitarti di aver inserito la tua provincia per esteso, mentre è necessario qui inserirla siglata (es. RM per Roma).
Promemoria invio e notifiche mail
Adesso dovrai dare un titolo alla spedizione. Il titolo è un nome interno e riservato, cioè qualcosa che vedrai solo tu. Serve per farti ricordare, durante i successivi invii, il contenuto e i destinatari delle spedizioni. Conferisci quindi un titolo coerente al tua spedizione. Il titolo non sarà inserito in alcuna stampa.
Quando ti verrà chiesta l'email del mittente inserisci la tua: è l'email alla quale arriveranno le notizie che Multidialogo ti invierà (come, per esempio, le informazioni sullo stato o sulle tipologie di pagamento).
Impostazione dei parametri di posta
Scegli adesso che tipologia di posta inviare:
Puoi scegliere fra:
Adesso puoi scegliere se inviare con:
- Poste Italiane. Maggiore velocità e costi standard. I costi, in ogni caso, sono minori rispetto a quelli del privato perchè abbiamo un canale aziendale.
- TNT velocità minore (1-2 gg in più in media) e costi minori.
Le ultime impostazioni riguardano la scelta di spedire o meno a colori e stampare o meno fronte retro. La stampa a colori costa di più, il fronte retro ti permette di risparmiare sui fogli e sul peso. La pinzatura spilla i fogli l'uno all'altro.
Selezione documenti, destinatari e conferma invio
Eccoci arrivati alla sezione dove allegare i documenti:
Puoi adesso comodamente trascinare qui i documenti PDF da inviare oppure cliccare sul pulsante verde per allegarli.
Il pulsante rosso, a forma di cestino, invece, ti permette di cancellare un documento se lo hai caricato per errore.
Nell'immagine precedente sono stati caricati tre distinti pdf. Alcuni sono selezionati, altri non sono selezionati.
Questo passaggio è davvero importante, leggi con attenzione
- Puoi allegare ad un invio quanti documenti vuoi
- Ogni documento lo puoi spedire ad uno o più destinatari
- Documenti diversi possono essere inviati a destinatari diversi
Quindi, se invii un file pdf con 2 pagine a 2 anagrafiche, entrambi riceveranno questo file. Se il file è composto da 2 pagine, ad esempio 2 convocazioni di assemblea, la prima per Ciccio, la seconda per Bruno e tu vuoi inviare solo la prima pagina a Ciccio e solo la seconda a Bruno stai sbagliando perchè arriveranno entrambe le pagine a Ciccio ed entrambe a Bruno.
Come fare? Se hai un file da inviare a persone diverse dividi il file in più file e poi carica i file separatamente. Ad ogni file assocerai una e una sola anagrafica.
Come selezionare le anagrafiche?
Seleziona quindi il documento (o i documenti premendo alt e cliccando sui documenti) e poi in basso seleziona le anagrafiche a cui inviarlo.
Poi deseleziona il documento e seleziona il successivo per inviarlo ad un'altra anagrafica.
Procedendo così per gli altri documenti noterai a destra un contatore rosso/verde con indicato il numero di destinatari per ogni singolo documento.
Per ricontrollare il tuo lavoro, clicca sul singolo documento. Noterai in basso le anagrafiche a cui lo stai inviando.
Se clicchi su condòmini/fornitori
potrai scegliere tra le anagrafiche dei condòmini o tra quelle dei fornitori.
Se ti stai chiedendo come inviare una anagrafica che non è né un fornitore condominiale e né un condòmino, ad esempio una raccomandata per disdire il tuo abbonamento Sky, crea Sky come anagrafica tra i fornitori e poi invia a Sky la raccomandata. In tal caso ricordati di fatturare a te il costo :)
Se vuoi inviare una raccomandata ad una persona che non è nei tuoi elenchi, aggiungila quindi prima tra i fornitori.
Ricorda che per andare avanti ogni singolo documento che hai caricato deve essere associato ad almeno un destinatario. Cancella il documento se non deve essere inviato a nessuno.
A questo punto possiamo dire che hai completato il settaggio dell'invio.
Premi il tasto FINE.
Cosa succede ora?
Se è il tuo primo invio, scommettiamo che ti apparirà qualche errore. Non demordere, è normale.
L'errore più comune è "anagrafica incompleta".
Il sistema ti indica che uno dei tuoi condòmini non è associato ad un indirizzo o ad una città. Senza questa informazione la lettera non può ovviamente partire.
Non disperare, torna dietro senza chiudere, aggiorna l'anagrafica e vai avanti e riprova ad inviare. Non perderai il lavoro fatto.
Adesso ritenta, ma, anche qui, può capitarti lo stesso errore, vuol dire che anche un'altra anagrafica ha lo stesso problema.
Aggiorna anche la seconda anagrafica.
Una volta impostate le anagrafiche Condomani le salverà in modo tale che al prossimo invio le troverai già caricate, sia su Condomani che sul sistema di postalizzazione.
Costi
Dopo circa un'ora ti arriverà via email una comunicazione di Multidialogo che ti chiederà il pagamento per la spedizione. Ebbene sì, dovrai pagare per l'invio, pensavi che fosse gratuito? Tranquillo i costi sono solo quelli di affrancatura e di stampa. Di seguito ti indicheremo e ti mostrereremo come potrai risparmiare.
Attenzione, il sistema ti potrebbe chiedere un importo maggiore di quello che spenderai. E' normale: infatti è preferibile che tu faccia una ricarica iniziale per poi la consumarla progressivamente. Se non vuoi ricaricare la scheda virtuale per la postalizzazione puoi modificare l'importo e pagare esattamente quello che ti viene richiesto.
Puoi pagare con bonifico bancario, con carta di credito e anche addebitare in automatico i costi al condominio come se fosse un'utenza (es. Enel) con un rid.
Quest'ultima è la modalità che ti farà risparmiare più tempo.
Il costo è la somma di: francobolli + costi di stampa + cartolibreria.
Come promesso, di seguito, ti faremo vedere che sono più bassi di un semplice francobollo.
Strumento di Tracking
Come ti avevamo anticipato, dopo aver usato lo strumento un po' di volte, ti compariranno tutte le lettere che hai inviato.
Eccone un esempio reale dove, per ovvie ragioni, abbiamo mascherato i dati sensibili.
Nota, tra gli invii, quello da 0.79€ è una prioritaria 4 con vettore TNT.
0,79€ è il costo comprensivo di francobollo (alle Poste costerebbe 0,95€ + busta + foglio + inchiostro + tutto il servizio).
Se avessi spedito tu avresti speso almeno 1,15 tra francobollo, busta, foglio, inchiostro, senza contare il tempo perso e i costi di trasporto.
Se adesso clicchi sul singolo invio
ti uscirà il dettaglio.
A questo punto puoi cliccare sul codice dell'invio e vedrai:
- Scarica dettaglio
- Scarica fattura (che ti comparirà dopo qualche giorno)
Se clicchi su "Scarica dettaglio" potrai vedere tutti i dettagli della transazione, compreso i costi singoli di affrancatura e di stampa.
L'invio che ti abbiamo mostrato è stato effettuato ad un solo destinatario. Qualora fosse stato a molteplici destinatari avresti trovato tutti i loro nomi e i relativi dettagli.
Bene, la guida è terminata.
Se hai ulteriori dubbi non esitare a rispondere a questa mail. Sarà un'occasione per spiegarti il tutto e migliorare la guida.
Se ti va di ascoltare la guida, invece di leggerla, ascolta le puntate del nostro CondoPodcast. La puntata 42 ha trattato la postalizzazione. Te la proponiamo in versione breve e lunga:
Versione Breve:
http://www.condomani.it/zendesk/CondoPodcast_041.mp3
Versione lunga:
http://www.condomani.it/zendesk/CondoPodcast_042_lunga.mp3