C’è tempo fino al 10 marzo per conservare le fatture elettroniche ricevute dal condominio
Per la conservazione delle fatture ricevute nel 2019 da ciascun condominio il conto alla rovescia è già iniziato.
Ancora pochi giorni e si perderà per sempre la possibilità di ottemperare agli obblighi di legge. La scadenza coincide con i tre mesi dal termine per l’invio della dichiarazione dei redditi 2020, posticipata al 10 dicembre scorso per effetto della proroga prevista dal decreto Ristori quater.
Il debutto della fatturazione elettronica ha cambiato le modalità di gestione dei nuovi documenti digitali, impattando ora anche sul processo di conservazione delle fatture che vengono ricevute dal condominio.
Si ricorda che in base all’articolo 3 del DMEF 17 giugno 2014, anche l’amministratore di condominio deve conservare i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, ricevuti da ogni condominio, in modo tale che siano rispettate “le norme del codice civile”.
L’articolo 2 prevede che, a fini tributari, è necessario rispettare le regole tecniche del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale e dell’articolo 21, comma 3 del DPR n. 633/1972 ed è quindi necessario che il l’amministratore assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura ricevuta da ogni condominio.
Anche l’interpello n.909-859/2018 presentato all’Agenzia delle Entrate (Dir. Reg. dell'Emilia Romagna) sancisce che l’amministratore è obbligato a conservare in modo sostitutivo le fatture ricevute da ogni condominio.
Oltre agli obblighi di legge si sottolinea come il ricorso alla conservazione sostitutiva assuma rilevanza strategica proprio in virtù del tanto chiacchierato Decreto Rilancio. Per aiutare stabili e condomini ad ottenere le tanto famigerate detrazioni al 110% è infatti necessario pianificare correttamente l’attività di conservazione di tutta la documentazione, comprese soprattutto le fatture ricevute da ogni condominio.
In fase di verifiche fiscali infatti la conservazione sostitutiva garantisce che le caratteristiche del documento fiscale restino inalterate per tutto il periodo previsto dal piano di conservazione e dalla normativa.
Del tutto differente, quindi, rispetto a quanto previsto invece per le fatture cartacee dove l’obbligo di conservazione non è previsto.
Quali passi deve percorrere l’amministratore per non perdere il controllo sulle fatture a rischio di estinzione?
Ci si può affidare al sito dell’Agenzia delle Entrate, anche se è da ricordare che la conservazione parte solo dopo l’adesione da parte di ogni singolo condominio.
Uno degli aspetti più critici è dato poi dalla durata triennale dell’accordo: l’amministratore sarà obbligato a segnarsi questa scadenza per ogni singolo condominio, rischiando quindi di incorrere in sanzioni che partono da 1.000 euro fino ad arrivare a 8.000 euro per condominio.
Il consiglio è quello di affidarsi ad intermediari qualificati, specifici per questo settore, in grado di gestire automaticamente la ricezione e registrazione delle fatture per ciascun condominio occupandosi, nel contempo, della conservazione. Multifatture, integrato anche con i più importanti gestionali, conserva per tutto il tempo richiesto le fatture, offrendo anche un comodo portale di consultazione usufruibile sia via web che da APP e legando il servizio al condominio grazie al passaggio di consegna automatico.